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T 区分所有法・規約・細則
 管理者の事務の報告
 
QUESTION :
 区分所有法43条の「管理者の事務の報告」の規定について、分かり易く説明してください。
 

ANSWER :

 管理者の「事務に関する報告」については、

  1. 法43条の「毎年1回一定の時期」に課せられている報告
  2. 法28条(委任の規定の準用)により、区分所有者の請求があった場合およびその職務を終了した後に課せられている報告(民法645条)

 があることを前置きして説明します。

 

1. 毎年1回一定の時期の事務の報告

 法43条
 管理者は、集会において、毎年1回一定の時期に、その事務に関する報告をしなければならない。

 本条は、管理者に毎年1回一定の時期にその事務に関する報告義務を課したものであり、しかも、その報告は、総会(集会)で行わなくてはなりません。区分所有法の集会中心主義の一環として、集会における報告とすることにより区分所有者による質問も可となり、管理者の事務執行に対する監督をより十分に行うことができます。

 
2. 報告書面の送付による報告について

 本条により、報告書面を送付することにより報告をするという方法で済ませることはできない反面、集会欠席者に対する報告は必要でないことになります。もっとも実務上は、欠席者に対しても集会議事録等によりお知らせするのが普通です。

 
3. 一定の時期について

 必ずしも何年何月と確定していることを要せず、ある程度幅のある一定の時期で足ります。実務上は、規約で明確にしておくのが適当といえます。たとえば標準規約では、38条3項で理事長(管理者)に通常総会で前年度の管理組合の業務執行に関する報告を義務づけ、通常総会の招集については42条3項で理事長に毎年1回新会計年度開始後2ヶ月以内に招集することを義務づけています。

 
4. 事務報告の形式

 報告は、区分所有者の全員に対して行わなければなりませんが、一定の形式はなく、事務処理の状況を明らかにするものであれば足ります。しかしながら、管理者の事務に関する報告には、その年度の収支決算報告(会計報告)もその一部として含まれますので、それ相応のものが必要となるでしょう。

 

5. この報告義務を怠り、または、虚偽の報告をしたときは

 管理者や管理組合法人の理事が、この報告をしなかったり、虚偽の報告をしますと20万円以下の過料に処せられます。(法71条四号)。

 

6. 法28条(民法の委任の規定の準用)による事務の報告との関係

 管理者は法43条の定期報告のほか、民法の委任の規定が準用されていることから(法28条)、区分所有者から請求があれば、いつでも委任事務の処理状況を報告しなければならないかという問題があります。
  この点について、平成4年5月22日東京地裁は、「管理者は、集会において選任されたものであり、個々の区分所有者から直接管理者になることを委任されたものでないから、個々の区分所有者の受任者とみることはできないので、管理者がその取扱う事務につき、個々の区分所有者の請求に対し、区分所有法28条及び民法645条により直接報告する義務を負担すべきものといえない。」と判示しています。

 

 
 
 
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