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U 総会・理事会
 総会の招集通知に記載する「会議の目的たる事項」とは
 
QUESTION :
 総会の招集通知を行う際には「会議の目的たる事項」を示さなければならない、と区分所有法35条(招集の通知)で定められていますが、「会議の目的たる事項」とはどういうことなのですか。
 

ANSWER :
1. 「会議の目的たる事項」とは

 総会を招集するためには、まず各区分所有者に通知しなければなりません。その通知の方法は、法律上は必ずしも書面による必要はなく、電話や口頭やFAXやEメールでも可能ですが、後日の紛争を予防するためにも、書面によって通知することが適当といえましょう。
 そしてその通知には、集会の日時・場所の通知はもとより、「会議の目的たる事項」をも通知することが必要です(法35条1項)。
 この「会議の目的たる事項」とは、一般に「議題」(総会にかけて討議・決議する題目)と呼ばれているものであり、「役員の選任」「修繕積立金の値上げ」「給水管更生工事の実施」「規約の変更」というような議決の目的である事項を指しています。

 
2. 会議の目的たる事項(議題)が一定の重要事項の場合には、その議案の要領も併せて通知しなければならない

 議題が「共用部分の変更」(17条1項)、「規約の設定・変更・廃止」(31条1項)、「建物の一部が滅失した場合の復旧」(61条5項)、「建替え」(62条1項)、「団地に係る規約の設定の特例」(68条1項)、「団地内建物の一括建替え」(69条7項)の場合には、招集の通知に当たり、議題のほかに、その議案の要領も通知する必要があります(35条5項)。
 議案とは、総会で討議・決議するために提出する原案のことであり、例えば『規約□条中「○○○」を「△△△」に改める』というように議題について決議内容の案を示すもので、要領はその要約をいいます。
 その内容は、議案によって異なりますが、区分所有者がその議案について予め意思決定が可能である程度に具体的かつ理解可能であるように示すことが必要です。 

 
3. 通知のない議題の決議の制限

 総会の決議事項は、原則として招集の際に通知した議題に限られ(37条1項)、通知されなかった議題は決議できないことに注意してください。したがって、「その他」という議題はその内容が不明でありますから議題として有効でないと解されていますので、議題として提示することは避けてください。
 ただし、下記の場合は、この決議制限の適用がありません。

  1. 普通決議事項であって規約に決議できる旨特段の定めがある場合(37条2項)
    (特別決議事項については認められません)
  2. 区分所有者全員の同意により招集手続を経ないで開かれる総会の場合(37条3項)
 
4. 議題や議案の要領の通知がなかった場合の決議の効力はどうなるか

 この場合は、法および規約に定める招集手続に違反しているのですから、その決議は効力を有しないのが原則です(議題および議案の要領の通知を欠いた総会の決議を無効とした裁判の判決があります)。注意してください。

 
※ 区分所有法でいう「集会」について、ここでは、標準管理規約や一般的に用いられている「総会」という表現に統一していますのでご了承ください。
 

 
 
 
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