マンション管理センター|マンション管理士試験|管理組合の支援|マンションみらいネット|マンション管理士証発行

トップページよくある相談(Q&A) U総会・理事会 > 通常総会開催へ向けての手続き

 
相談窓口について   よくある相談(Q&A)
 
  よくある相談(Q&A)  
 
U 総会・理事会
 通常総会開催へ向けての手続き
 
QUESTION :
 通常総会開催へ向けての手続きについて教えてください。
 

ANSWER :
1. 通常総会開催日等

 通常総会の開催日が決定すると少なくとも開催日の1週間前(標準管理規約は少なくとも2週間前)に各組合員に対して開催通知を発します(建替え決議の場合は少なくとも2月前)。このときに会議の目的たる事項等を記載した総会議案書を添付します。
 通常総会には組合員全員の出席が望ましいので、理事長は、集まりやすい時期を選んで通常総会の日を決めます。
 日時は、土曜、日曜等の休日に、場所は、マンションになるべく近い場所を選びます。
 しかし、集まりやすい時期を選んでも全員の出席は難しいものと考えておかなければなりません。

 
2. 通常総会開催の出席者等の把握

 理事長は、通常総会に対して、組合員から出欠を事前に確認し、通常総会成立に努めなければなりません。
 組合員の総会に対する、出席または欠席は次のように分かれます。

  1. 組合員の出席
  2. 議決権行使書の提出
  3. 委任状の提出
  4. 組合員から出欠の返答なし
  5. 欠席の通知

 1.組合員の出席、2.議決権行使書の提出及び3.委任状の提出は、出席とカウントします。
 4.組合員から出欠の返答がない場合及び5.欠席の通知があった場合は、欠席とカウントします。

 出欠の意思が確認されない組合員が多くなると、通常総会の成立が危ぶまれます。このようなことがないよう事前に、出席者数、議決権行使書者の提出者数、委任状の提出者数を把握し、無回答の組合員に対して出席又は議決権行使書・委任状の提出を要請し、欠席のときは議決権行使書・委任状の提出について働きかけます。

 
3. 通常総会議案書等の配布

 通常総会議案書は、通常総会開催ご通知、総会出席票、第○○回通常総会議決権行使書、委任状等を添付して組合員に配布します。
 当該マンション外に居住している組合員に対しては、以上の他に切手貼付返信用封筒を入れて送付する方がよいでしょう。
 総会出席票は、総会開催日の5日程前に理事長あるいはあらかじめ定めている担当理事等が受け取って総会出席者数を把握し、会場設営の準備を行います。

 
4. 総会出席票等の整理

 総会の成立及び決議等について総会当日に混乱しないようにするため、総会に出席する組合員、代理出席者の確認、議決権行使書の賛成、反対数、及び委任状提出者とその数を「総会出席票等整理表」にあらかじめ記入しておくとよいでしょう。

 
※ 区分所有法でいう「集会」について、ここでは、標準管理規約や一般的に用いられている「総会」という表現に統一していますのでご了承ください。
 

 
 
 
ページトップへ戻る

トップページよくある相談(Q&A) U総会・理事会 > 通常総会開催へ向けての手続き

 
   
 

マンションみらいネットセミナーの開催管理組合登録マンション管理サポートネットマンション管理センター通信出版・刊行物マンション管理士関係相談技術的支援共用部分リフォーム融資の債務保証調査・研究メールマガジン