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U 総会・理事会
 総会に欠席するときの議決権の行使
 
QUESTION :
 総会に出席できない場合の議決権の行使について教えてください。
 

ANSWER :
 総会における議決権は、区分所有者本人が出席して自ら行使するのが原則ですが、書面で行使すること(議決権行使書)、または代理人によって行使すること(委任状)が認められています(区分所有法39条2項)。
 なお、この書面または代理人による議決権行使は、区分所有者の法律上の権利ですから、規約等でこれを一切認めないと定めたり、著しい制限を加えたりすることは認められません。
 
[解説]

 議決権行使書とは、総会に出席できない場合、あらかじめ通知を受けた議案について、総会開催日前に賛否を記載した書面を総会の招集者に提出して、議決権を行使することをいいます。また、規約又は集会の決議により書面に代えて電磁的方法による行使も可能です。議決権行使書はその提出自体が議決権の行使である点が、委任状による議決権の行使と異なります。

 
 代理人による議決権の行使とは、委任を受けた代理人が総会に出席して区分所有者に代わって議決権を行使することをいいます。法律上は必ずしも委任状の提出を必要としませんが、代理権の存在をはっきりさせるため、規約で委任状の提出を条件としているのが一般的です。また代理人の資格については、特に制限はないので、意思能力がある限り誰でも代理人になることができます。ただし、規約でその資格を一定の者(例えば他の区分所有者、同居者、賃借人等)に制限することは許されると解されています。
 さて議決権行使書に類似した言葉として、「書面(電磁的方法)による決議」があります。「書面(電磁的方法)による決議」とは、集会において決議すべき場合において、区分所有者全員の承諾があるときは、実際に総会を開催しないで書面又は電磁的方法による決議(多数決)をすることができるというものです(区分所有法45条1項)。
 さらに、「書面(電磁的方法)による合意」があります(区分所有法45条2項)。これは、集会において決議すべきものとされた事項について、区分所有者全員の合意があったときは、集会の決議があったものとみなされるというものです。この方法は、分譲業者のマンション分譲時の原始規約の設定手続において、広く利用されています(T―6参照)。
 上記「書面(電磁的方法)による決議」及び「書面(電磁的方法)による合意」の両方とも集会を開催しないで決議を代替する効果はありますが、区分所有法34条2項の規定で義務づけられる管理者の毎年1回の集会招集義務が免除されたことになるわけではありませんので注意してください。
 

〈書面投票の例〉

〈委任状の例〉

平成○○年○○月○○日

 

議決権行使書

 
  私は都合により、○月○日開催の第○回通常総会に出席できませんので、本書をもって下記のとおり議決権を行使いたします。
 

 
 第1号議案○○○の件(賛成 反対)
 第2号議案○○○の件(賛成 反対)
 第3号議案○○○の件(賛成 反対)
 

室番 △△棟 △△号室

氏名 ◇ ◇ ◇ ◇ 印

平成○○年○○月○○日

 

委 任 状

 
    (住所)
 私は                 .
    (氏名)
                     氏を
 
 代理人と定め、○が○日開催の通常総会のおいて議決権を行使することを委任いたします。
 
室番 △△棟 △△号室
氏名 ◇ ◇ ◇ ◇ 印
 
 
 
※ 区分所有法でいう「集会」について、ここでは、標準管理規約や一般的に用いられている「総会」という表現に統一していますのでご了承ください。
 

 
 
 
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