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U 総会・理事会
 総会議事録は誰がどのように作るのか
 
QUESTION :
 総会の議事録は、誰がどのように作成したらよいでしょうか。
 

ANSWER :
 総会の議長が作成し、議長および総会に出席した組合員2名の署名・押印が必要となります。(区分所有法第42条)
 
[解説]

 区分所有法では、総会は『管理組合の最高議決機関』という位置付けです。総会の決議は、区分所有者に対して効力を及ぼすだけでなく、特定承継人や占有者に対しても、効力を有します。(法46条)
 例えば、外壁補修・塗装工事に伴う負担金の決定が総会で決議されていれば、当然中古マンションの購入者である特定承継人も従わなくてはなりません。また、占有者は、マンションの使用方法について、区分所有者と同一の義務を負います。そのため、総会議事録が正しく記載されていなくてはなりません。
 議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載しなければなりません。議事の経過とは、開会、議題、議案、討議の内容、表決方法、閉会等を指します。また、要領の記載ですので、その内容を逐一記載する必要はなく、経過を要約して記載すれば足ります。
 なお、決議の成否の根拠を示すため、組合員総数、議決権総数、出席(書面・代理人による出席を含む)組合員数、その議決権数及び各議案毎の賛成組合員数、議決権数を記載してください。また、普通決議の場合には、賛成多数という表現もあります。
 議事録の作成期限は、法には明示されていません。しかし、議事録は、これを保管し、利害関係人の閲覧に供さなくてはなりませんので(法33条、42条5項)、2週間を目途にできるだけ速やかに作成すべきでしょう。
 なお、管理組合法人の場合、その設立や変更の登記は、集会の議事録を添付して、主たる事務所の所在地において2週間以内にしなくてはならないとされています(組合等登記令26条4項1号、3条1項)。
 このように、総会議事録は大変重要なものです。そのため、作成を怠ったり、本来記載すべき事実を記載しなかったり、事実に反する記載をした場合は、20万円以下の過料に処されますので(法71条三号)、十分注意してください。

 
※ 区分所有法でいう「集会」について、ここでは、標準管理規約や一般的に用いられている「総会」という表現に統一していますのでご了承ください。
 

 
 
 
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