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U 総会・理事会
 管理組合役員の職務分担
 
QUESTION :
 管理組合の役員の職務分担を教えてください。
 

ANSWER :
 管理組合では、通常総会において役員を選出します。この役員は次のような構成となります。
 
 
 したがって通常は、管理組合の役員とは、理事長、副理事長、理事及び監事をいいます。
 管理組合は、理事長、副理事長、理事によって構成する理事会の合議制によって業務が執行されます。もちろん合議制をとるといっても、後述するように理事長はじめ各理事に職務が分担され、大きな問題以外は、分担した職務の権限内で処理されることになります。
 管理組合役員のうち監事は管理組合の会計に関することと理事会の業務執行について監査する役割を負っていますので、理事会に出席することはできますが、理事会の議決の中に加わることはできません。
 管理組合の役員数については、管理組合の規模、管理の仕方、運営の方法によって異なります。
 この役員数は管理組合規約に規定されますが、100戸前後の管理組合では7名から9名の役員としている例が多くなっています。その内訳は、 理事長1名、副理事長2名、理事3〜5名、監事1名です。標準管理規約では、おおむね10〜15戸につき1名選出するものとするとコメントされています。

 

 
 標準管理規約による役員の職務
 
1. 理事長の職務

 標準管理規約に定める理事長の職務は、次のとおりです。

   (理事長)
第38条 理事長は、管理組合を代表し、その業務を統括するほか、次の各号に掲げる業務を遂行する。
一 規約、使用細則等又は総会若しくは理事会の決議により、理事長の職務として定められた事項
二 理事会の承認を得て、職員を採用し、又は解雇すること。
2 理事長は、区分所有法に定める管理者とする。
3 理事長は、通常総会において、組合員に対し、前会計年度における管理組合の業務の執行に関する報告をしなければならない。
4 理事長は、理事会の承認を受けて、他の理事に、その職務の一部を委任することができる。

 以上が規約に定める理事長の職務ですが、実務上からは、管理組合としての管理対象物を管理する方針と指導性を発揮することが求められます。
  管理組合として、1年間に行うべき重点項目をしぼって、理事会で十分協議して業務執行を進めて行くのがよいでしょう。

 
2. 副理事長の職務

 標準管理規約に定める副理事長の職務は、次のとおりです。

   (副理事長)
第39条 副理事長は、理事長を補佐し、理事長に事故があるときは、その職務を代理し、理事長が欠けたときは、その職務を行う。
 
3. 理事の職務

 標準管理規約に定める理事の職務は、次のとおりです。

   (理事)
第40条 理事は、理事会を構成し、理事会の定めるところに従い、管理組合の業務を担当する。
2 会計担当理事は、管理費等の収納、保管、運用、支出等の会計業務を行う。

 理事の職務分掌はマンションの管理組合の立地条件規模等によって多様です。これらの職務分掌を管理組合の内規として定めているところがありますので、その例を示しました。

管理組合役員(理事)の職務分担(例)
担当職名 分    掌    内    容
総  務 企画・総合調整
 1.組合業務全般の連絡調整
 2.委託契約の調査研究
 3.組合員に関する調査
 4.規約、細則、規程等の調査研究
 5.自治会等及び他組合との連絡
 6.他の理事の分掌に属さない業務
諸会議運営
 1.総会、理事会、階連絡員会等の準備運営および議事録の作成
 2.集会所の管理運営
業務推進
 1.管理会社との渉外業務
 2.駐車場業務の補佐と連絡調整
 3.災害問題の調査研究
広報苦情処理
 1.管理組合広報の定期発行
 2.苦情処理
 3.広報に関する調査
 4.組合員の情報窓口
会  計 予算決算
 1.歳出予算の執行
 2.予算案の作成
 3.支出を伴う契約事務
 4.決算事務
 5.管理運営費の出納
 6.財産の運用、保全
 7.長期修繕計画の資金計画
管  財 管理対象物の保全
 1.施設委員会の運営
 2.管理対象物取得処分
 3.管理対象物台帳、備品台帳の作成、保管
 4.共有地、管理対象物の管理・保全
 5.土地使用(ガス、電気、公衆電話、給排水)の許可
協定に伴う事務
 1.住宅の改造修理等の審査
 2.管理対象物の改築、修理の審査及び実施
 3.アンテナ、その他近隣住宅及び環境に影響を及ぼすものの設置等の審査
 4.その他建築に関する事項
駐車場 駐車場及び自転車置場
 1.駐車場の管理運営
 2.駐車場の契約
 3.駐車場施設計画
 4.自転車置場の管理運営
環境整備 環境整備
 1.樹木及び芝生の管理運営
 2.緑化委員会の運営とその実施
 3.“みどりの日”の実施等による緑化稚進
 4.その他環境改善
 
4. 監事の職務

 標準管理規約に定める監事の職務は、次のとおりです。

   (監事)
第41条 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況を監査し、その結果を総会に報告しなければならない。
2 監事は、いつでも、理事及び第38条第1項第二号に規定する職員に対して業務の報告を求め、又は業務及び財産の状況の調査をすることができる。
3 監事は、管理組合の業務の執行及び財産の状況について不正があると認めるときは、臨時総会を招集することができる。
4 監事は、理事会に出席し、必要があると認めるときは、意見を述べなければならない。
5 監事は、理事が不正の行為をし、若しくは当該行為をするおそれがあると認めるとき、又は法令、規約、使用細則等、総会の決議若しくは理事会の決議に違反する事実若しくは著しく不当な事実があると認めるときは、遅滞なく、その旨を理事会に報告しなければならない。
6 監事は、前項に規定する場合において、必要があると認めるときは、理事長に対し、理事会の招集を請求することができる。
7 前項の規定による請求があった日から5日以内に、その請求があった日から2週間以内の日を理事会の日とする理事会の招集の通知が発せられない場合は、その請求をした監事は、理事会を招集することができる。
 

 
 
 
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