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修繕
 修繕積立金の適正な管理
 
QUESTION :
 修繕積立金の積立額が大きくなってきています。適正な会計処理や保管方法について教えてください。
 

ANSWER :

1. 区分経理の必要性(考え方)

 大規模修繕工事を実施するには多額の費用を要します。修繕積立金は、工事の実施に際し、その費用の一時負担を軽減するために積み立てられるものです。(その算定に当たっては、将来予測される各種の修繕工事の実施予定時期と必要な工事見込額を勘案することが大切です。)
これに対し、管理費は、管理委託費や水道光熱費等、通常の管理を行うために必要な月々の経常的な費用をまかなうためのもので、使用目的が修繕積立金と異なります。したがって、通常、管理費の残高は一般的に少額です。
 修繕積立金は、多額の工事資金を要する計画修繕工事の実施に支障をきたすことのないように管理費とは区分して経理処理する必要があります。したがって、例えば、管理費が不足したような場合でも、その穴埋めに使うことはできません。
 さらに、修繕積立金の残高が大きくなるにつれ、その保管に一層の工夫と細心の注意を要することは言うまでもありません。

 

2. 収入と支出の対応

 標準管理規約では、共用部分等の管理を管理組合が行うに当たって必要な経費に充当するため、管理費、修繕積立金の納入を各区分所有者に義務付けています。

標準管理規約(単棟型)
   (管理費等)
第25条 区分所有者は、敷地及び共用部分等の管理に要する経費に充てるため、次の費用(以下「管理費等」という。)を管理組合に納入しなければならない。
一 管理費
二 修繕積立金
2 管理費等の額については、各区分所有者の共用部分の共有持分に応じて算出するものとする。

 そして、これらの各費用項目の目的別の収支の対応は、下表の通りとなっており、他の費用項目への流用が原則として禁止されています(標準管理規約57条)

 管理費等

  • 管 理 費  通常の管理に要する経費
  • 修繕積立金 特別修繕の経費及び借入金の返済
  • 使 用 料  使用部分等の管理に要する費用に充てるほか、修繕積立金として積立
 
3. 修繕積立金でまかなう事項

 修繕積立金を管理費不足金の穴埋め等目的外に流用することを防止するため、修繕積立金でまかなう事項を規約で明確にし、かつ、その中に管理委託費、水道光熱費等管理費や組合費等でまかなうべき項目がないように定める必要があります(標準管理規約28条4項)。

標準管理規約
   (修繕積立金)
第28条 管理組合は、各区分所有者が納入する修繕積立金を積み立てるものとし、積み立てた修繕積立金は、次の各号に掲げる特別の管理に要する経費に充当する場合に限って取り崩すことができる。
一 一定年数の経過ごとに計画的に行う修繕
二 不測の事故その他特別の事由により必要となる修繕
三 敷地及び共用部分等の変更
四 建物の建替えに係る合意形成に必要となる事項の調査
五 その他敷地及び共用部分等の管理に関し、区分所有者全体の利益のために特別に必要となる管理
2 前項にかかわらず、区分所有法第62条1項の建替え決議(以下「建替え決議」という。)又は建替えに関する区分所有者全員の合意の後であっても、マンションの建替えの円滑化等に関する法律(以下本項において「円滑化法」という。)第9条のマンション建替組合(以下「建替組合」という。)の設立の認可又は円滑化法第45条のマンション建替事業の認可までの間において、建物の建替えに係る計画又は設計等に必要がある場合には、その経費に充当するため、管理組合は、修繕積立金から管理組合の消滅時に建替え不参加者に帰属する修繕積立金相当額を除いた金額を限度として、修繕積立金を取り崩すことができる。
3 管理組合は、第1項各号の経費に充てるため借入れをしたときは、修繕積立金をもってその償還に充てることができる。
4 修繕積立金については、管理費とは区分して経理しなければならない。
 
4. 決算報告書の区分

 年度末の決算報告書は管理費については管理費会計あるいは一般会計の名称で、修繕積立金については修繕積立金会計というように各々区分して、それぞれの収支報告書と貸借対照表を作成することになります。規約に「区分経理する」旨の定めがない場合、標準管理規約28条4項を参考にして改正することが望まれます。
 なお、(独法)住宅金融支援機構のマンション共用部分リフォームローンの利用に当たっても、修繕積立金が管理費と区分して経理されていること等が条件とされています。

 
5. 修繕積立金の取崩し

 修繕積立金の取崩しは、大規模修繕工事等の実施と表裏の関係にあるので、その実施の決議に併せて取崩しの決議をすることが望ましく思われます。金額が大きいだけに、理事会の決議だけで安易に取崩せるといったようなことは避けるべきです。
 また、修繕積立金だけでは工事費用をまかないきれないため、金融機関等から借入が行われることもありますが、積立金の不足により生じた借入金の返済は修繕積立金会計でまかなわれるべきものです。

 
6. 預金通帳と通帳用印鑑の保管

 例えば印鑑は理事長、預金通帳は会計担当理事、というように分けて保管し、払戻しをする時は理事長は払戻金額を確かめた上で自ら押印し、かつ、大金である場合は、銀行へ一人で行かせないといったように、修繕積立金の取扱いには細心の注意を払う必要があります。なお、これらについては、細則に定めるのもひとつの方法です。
 通帳の保管に不安がある場合は、銀行の貸金庫を利用するのもひとつの方法です。この場合、通帳の出し入れには理事長と会計担当理事の双方が立ち会うべきでしょう。

 

 
 
 
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